Видеть сотрудников проводящие свое время в офисе до поздней ночи, в наши дни не является необычным зрелищем. Другой вопрос, сколько часов потрачено продуктивно из рабочего времени.

Как говорится, «главное, сколько работы сделаете за рабочий день, а не сколько времени находитесь на рабочем месте». Итак, что мы можем сделать, чтобы повысить продуктивность на работе?

Стратегия № 1: Убейте обезьяну. Есть общеизвестная теория об «обезьянном разуме», теория гласит, что когда вы позволяете мыслям в голове отрицательно влиять на задачу, над которой вы сейчас работаете, то ваша продуктивность снижается пока вы не разберетесь с этими мыслями. Лучший способ убить ум обезьян - это записать мысль на листе бумаги (даже в списке дел), а затем изучить мысль, когда вы не сосредоточены на конкретной задаче. Таким образом, вы снимаете 1001 результат этих мыслей или идеи и зафиксируете на бумаге. Стратегия такая, что она заставляет вас сосредоточиться на задаче и игнорировать все отвлечения. Если вы строго придерживаетесь этой концепции, то вы будете сконцентрированы на конкретной задаче и не отвлекаться на свои мысли или идеи. Идея здесь состоит в том, чтобы научить вас дисциплине, необходимой для убийства обезьяны, которая часто появляется у вас в голове.

Стратегия № 2: Закройте электронную почту. Электронная почта, которая постоянно открыта, слишком заманчива для рабочего процесса. Даже если вы не отвечаете на письма, уведомления отвлекают вас и нарушают концентрацию перед определенной задачей. Для того чтобы не отвлекаться на электронную почту, предлагаем определить время для работы с электронными письмами. Например, в начале рабочего дня 30 минут и в конце рабочего дня 30 минут. Если вы будете работать по этому принципу, у вас будет куча времени для работы над своими задачами.

Стратегия №3: Управляйте (или избегайте) совещаниями. В зависимости от вашей рабочей должности, возможно вы не можете контролировать собрания, которые посещаете, но если Вы руководитель и ведёте совещания, помните о следующих советах: Управляйте совещанием. Специалисты тайм менеджмента предлагают максимально сокращать время на переговоры, путем ведения переговоров стоя. Таким образом, если участники стоят, то они обсуждают действительно важные вопросы, которые надо решать во время переговоров. Отправьте повестку дня участникам заранее. Отправляйте приглашение на совещание и опишите повестку дня, таким образом у участников будет время на подготовку к совещанию, возможно они будут поднимать действительно важные вопросы и таким образом появится возможность повысить эффективность совещания. Озвучьте выделенное время на каждый вопрос. Таким образом участники могу сориентироваться в важных вопросах и быть внимательными при обсуждении. Приглашайте только тех, без которых нельзя провести это совещание. Если вы 10 человек позвали на совещание, то убедитесь что каждый из них фигурирует в зоне деятельности обсуждаемого вопроса. Многие совещание проводятся неэффективно, иногда на совещаниях участвуют абсолютно ненужные там люди. Поэтому, если это возможно, лучше избегать совещания без приглашения(повестки).

Стратегия № 4: Избегайте многозадачности. Исследования показали, что сотрудники, которые работают над несколькими задачами одновременно, теряют производительность в несколько раз. Многозадачность уменьшает творческий потенциал, вызывает много ошибок и затрудняет запоминание важных деталей выполнений работ. Эксперты считают, что лучше всего разделить задачи на несколько групп и поочередно выполнять их.

Для того чтобы узнать свою продуктивность, необходимо просто определить количество задач в группах. Если у вас очень много скопилось в «Срочные и важные», то вам стоит задуматься над повышением продуктивности.

Стратегия №5. Научитесь говорить «нет» Люди часто говорят «да», когда им следует сказать «нет», наверное это из-за того что не хотят кого-то разочаровывать. Но если говорить всегда «да» то можно создать огромную нагрузку на себя и продуктивность работы. Просто запомните это: "всякий раз, когда вы говорите "да" на просьбу, вы говорите "нет" чему-то еще в своей личной жизни (если вы остаетесь после работы). Конечно, мы не может отказать некоторым людям, например начальнику. Если это так, то используйте метод «да, но .... ».

Например, вы можете сказать: «Да, я был бы рад сделать [запрошенный элемент], но это повлияет на результат [другой важный элемент от него]. Вы предпочли бы, чтобы я сначала сделал [запрошенный элемент], или было бы лучше, если бы я сосредоточился на [другом важном предмете]? Имейте в виду, что говорить «нет» это не грубо, и есть много способов сказать «нет», не используя слово «нет». Например, вы можете сказать что-то вроде: «Большое спасибо за такое доверие мне, за эту фантастическую возможность проявить себя по этой новой задаче, если честно, было бы не правильно, если взялся бы за это не оценив свои возможности по времени»